„Dnešná doba si vyžaduje implementáciu moderných technológií v podstate do všetkých firemných štruktúr a procesov. Trend digitalizácie tak logicky zasahuje aj správu dokumentov“, informuje Ondřej Vltavský produktový manažér so zameraním na aplikácie a tlačové riešenia zo spoločnosti Xerox CZ..
Pri ich spracovávaní sa najčastejšie opakujú dve výzvy, ktorým v súčasnosti spoločnosti čelia. Je to na jednej strane automatizácia samotných procesov a ich zabezpečenie, a na strane druhej aj platnosť všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov GDPR.
Nech už ide o spracovanie akéhokoľvek dokumentu vo firme, vždy je dôležitý čas, ktorý nad samotnou úlohou strávite. Väčšinou ide o procesy snímania dokumentov, vyťaženia dát, spracovania, uchovávania aj následnú tlač. Každá z týchto častí zaberá zamestnancom drahocenný čas. A práve ten nám šetria aplikácie a systémy v inteligentných telefónoch, notebookoch, počítačoch, a v neposlednej rade aj v tlačiarňach.
Nasnímať dokument jediným kliknutím bez ďalšieho nastavovania tak, aby skončil uložený v bezpečnom, či už cloudovom alebo internom úložisku, alebo priamo v určitom systéme. Vyťažiť dáta a pripraviť ich na zdieľanie alebo tlač iba s konkrétnymi ľuďmi len na jedno kliknutie namiesto tisícky krokov. To je dnes ešte stále nadštandard, ktorý sa k mnohým spoločnostiam ani v dvadsiatom prvom storočí zatiaľ bohužiaľ nedostáva.
Bezpečnosť dát zaistí aplikácia na mieru
Druhým problémom je potom zabezpečenie dát. Pri práci s dokumentami je dôležité, aby k ním mali prístup len dôveryhodné a povolané osoby. Práve automatizáciou procesov, keď nemusíte prechádzať jednotlivými krokmi spracovania dokumentov, získate bezpečné aj auditovateľné prostredie a eliminujete tak chyby.
K tomu je možné využívať aplikácie takzvane “na mieru” každému zamestnancovi. V prípade tlačiarní vidí používateľ na displeji po prihlásení len svoj výber aplikácií, ktoré za neho vykonajú úlohy samé – so správnym nastavením, oprávnením, odoslaním do vopred definovaného úložiska. Tieto postupy sú nielen bezpečné, ale tiež šetria čas zamestnancom a umožňujú im byť efektívnejšími.
Dokumentové prostredie je možné zabezpečiť riadením prístupu. Najčastejšie po prihlásení kartou, menom alebo heslom. Každý používateľ vidí len svoje aplikácie, nemá prístup ku zložkám ďalších zamestnancov vo firme. Môže teda spravovať a tlačiť len vlastné dokumenty.
Stiahnutie aplikácie do tlačiarne ľahko a rýchlo
Ako som už spomenul, aplikácie je možné priamo na displeji tlačiarní prispôsobiť každému používateľovi tak, aby spracovaním dokumentov nestrácal čas a nemal možnosť urobiť chyby. Obvykle sú ľahko prístupné na webových rozhraniach a je možné ich jednoducho stiahnuť priamo do tlačiarne.
Aplikácií, ktoré uľahčujú každodenné pracovné procesy, neustále pribúda a bude sa tak diať aj naďalej. Ide napríklad o pokročilé možnosti reportingu, auditovania, vyťažovania dát z dokumentov, ale aj kontroly výdavkov alebo správy používateľov.
Menej procesov, viac biznisu
Či už ide o aplikácie, nástroje alebo systémy pre optimalizáciu, všetky boli navrhnuté s jediným cieľom – získať firmám viac času na ich biznis a na nižšie straty na procesy súvisiace so správou dokumentov a ich tlačou. Nemusím ani dodávať, že to je aj tá správna cesta, ktorá vedie k šetreniu vo firme.
Medajlónik – Ondřej Vltavský
Ondřej Vltavský pracuje od roku 2015 v spoločnosti Xerox ako produktový manažér so zameraním na aplikácie a tlačové riešenia. Skúsenosti v službách a produktoch nielen z oblasti tlače má viac ak 10 rokov.
V roku 2008 začínal v spoločnosti ISP Mattes AD, od roku 2009 RIO Media a.s., kde sa stal produktovým manažérom pre hlasové a dátové služby. Od roku 2012 pracoval pre Panasonic ako AV/TV produktový manažér.
Zdroj: Xerox
