Malé a stredné firmy v dôsledku tlaku na úsporu nákladov tlačia stále viac materiálov in-house.
Podľa nového výskumu „Nákupné uvažovanie malých a stredných firiem pri zefektívňovaní tlače“, ktorý v októbri zverejnila spoločnosť IDC za podpory OKI Europe, by sa mal výrazne zmeniť spôsob, ako malé a stredné firmy nakupujú a spravujú svoju tlačovú infraštruktúru, pokiaľ chcú ťažiť z výhod nákladovo efektívnej, tzv. „inteligentnej“ tlače.
V dôsledku snahy firiem tlačiť čoraz viac firemných materiálov priamo v kanceláriách vzrástol predaj laserových a LED tlačiarní do malých a stredných podnikov v celej Európe o viac ako 3 % (IDC Hardcopy Device Usage: Applications Driving Print, 2011). „Rast i v dobe spomalenia ekonomiky odráža schopnosť výrobcov tlačových zariadení úspešne reagovať na meniace sa potreby trhu,“ hovorí Miroslav Tyburec, riaditeľ Oki Systems pre Českú republiku a Slovensko.
„Prieskum ukazuje rastúce využitie farebnej tlače najmä preto, že firmy môžu svoje materiály v profesionálnej kvalite tlačiť na laserovom alebo LED zariadení priamo vo firme, bez nutnosti zadávať zákazku externým dodávateľom. V mnohých prípadoch však manažment firiem nevie, v akom objeme sa u nich tlačí a koľko tento často „zabudnutý“ náklad stojí. S rastúcim tlakom na kontrolu firemných nákladov v neistom ekonomickom prostredí je tlač jednou z oblastí, v ktorej možno dosiahnuť významné úspory s minimálnym dopadom na podnikanie.“
Sledovanie využitia tlačiarní
V dobe rastúceho množstva informácií, ktoré sú každý deň generované, sa zvyšuje i objem tlače. Užívatelia majú tendenciu prenášať ich na papier, aby si uľahčili ich spracovanie. To často vedie k tlači viacerých kópií, ako je nutné, alebo k farebnej tlači i v prípadoch, kedy úplne stačia čiernobiele materiály.
Firmy by sa mali snažiť zistiť, koľko sa u nich tlačí a objem tlačových úloh riadiť. Mali by preto zvážiť využitie softvérových nástrojov na ich sledovanie a riadenie. „Ako zistila spoločnosť IDC, prvým krokom k riadeniu nákladov je práve zistenie ich výšky,“ potvrdzuje Tyburec. „Inštaláciou sieťového softvéru na sledovanie využitia tlačových zariadení je možné monitorovať objem tlače na každom oddelení alebo u každého užívateľa. Dokonca možno určiť, ktorý zamestnanec tlačí, či je úloha farebná alebo čiernobiela, počet strán, čas, kedy bola úloha odoslaná a typ súboru, ktorý sa tlačí.“ Získané informácie následne umožňujú nastaviť pravidlá, ktoré pomáhajú kontrolovať tlačové výstupy a znižovať tak náklady. To môže zahŕňať napríklad:
• Identifikáciu aktivity užívateľa alebo oddelenia a možnosť vyúčtovať náklady.
• Nastaviť tlač všetkých dokumentov čiernobielo ako štandard. Pokiaľ chcú užívatelia tlačiť farebne, musia zmeniť nastavenie ovládača.
• Nastaviť tlač všetkých dokumentov obojstranne ako štandard. Pokiaľ chcú užívatelia tlačiť jednostranne, musia zmeniť nastavenie.
• Povoliť farebnú tlač iba niektorým užívateľom alebo obmedzenie použitia farby len pre určité typy dokumentov, prípadne nastavenie stránkového limitu pre farebnú tlač.
• Nastaviť ako východiskový režim konceptu alebo úspory toneru. Užívatelia menia nastavenia iba v prípade, že vysoká kvalita tlače je skutočne nutná.
Obmedzenie využitia externých tlačových služieb
Náklady na externé tlačové služby by mali byť zahrnuté v každej analýze celkových nákladov a požiadaviek na tlač. Vďaka dostupnosti zariadení, ktoré umožňujú kvalitne tlačiť dokumenty priamo v kancelárii, môžu malé a stredné firmy tlačiť, čo potrebujú a práve v dobe, kedy to potrebujú. Nie je preto nutné tlačiť veľké objemy s cieľom dosiahnuť úspory z rozsahu, ktoré v konečnom dôsledku môžu viesť k zbytočnému plytvaniu a zvýšeným požiadavkám na skladovanie, čo u malých a stredných podnikov býva často problém.
Pre tieto podniky môže byť výhodné zakúpiť namiesto tlačiarne formátu A4 zariadenie formátu A3 a produkovať tak širokú škálu marketingových materiálov in-house. Tie možno vytvárať a upravovať podľa potreby, a tak veľmi rýchlo reagovať na individuálne potreby zákazníkov a meniaci sa trh.
„Nie je prekvapením, že predaj zariadení formátu A3 malým a stredným firmám prekonal s nárastom 8 % rast celého trhu v tomto segmente a nastavil podobný trend pre ďalší rok,“ hovorí Tyburec. „Nielenže menšie firmy vďaka A3 modelom tlačia vysokokvalitné bannery, plagáty, makety obalov a direct mailovú korešpondenciu, ale sú schopné produkovať rôzne materiály vo väčších množstvách, napr. tabuľky alebo technické výkresy.“
„Ako vyplýva zo správy IDC, napriek rýchlemu rozvoju rôznych zariadení, ktoré umožňujú zobrazenie informácií v elektronickej podobe, je stále veľký záujem o sprostredkovanie informácií a dát v papierovej forme. Pre malé a stredné firmy je v súčasnom náročnom ekonomickom období dôležité, aby si uvedomili príležitosti na zvýšenie konkurencieschopnosti, ktoré im dávajú moderné tlačové technológie, ako sú tie, ktoré poskytuje OKI. Vďaka nim možno realizovať tlač cenovo efektívne priamo vo firme, bez nutnosti ustupovať z požiadaviek na kvalitu a kontrolu všetkých výstupov.“
Zdroj: OKI
