Globálny trend digitálnej transformácie je nezastaviteľný. Reagovať na neho musia súkromné spoločnosti, ale aj inštitúcie verejnej a štátnej správy. Znížiť náklady a chybovosť spracovania dokumentov, zvýšiť efektivitu zamestnancov a sprístupniť informácie. Nielen to prináša digitalizácia dokumentov, ktorá dnes patrí k jednej z hlavných investícií.
Trendy digitalizácie v Česku
V súčasnej dobe má štátna správa povinnosť komunikovať s ostatnými subjektmi použitím dátovej schránky, ak ju má subjekt zriadenú.
Vzhľadom na to, že všetky právnické osoby musia mať dátovú schránku zriadenú povinne a veľká časť fyzických osôb rovnako dátovú schránku používa, je evidentné, že väčšina úradných dokumentov už je v súčasnosti digitalizovaná. To umožňuje prácu s dokumentmi výrazne zefektívniť.
K efektívnej práci s digitálnymi dokumentami je však potrebné mať dobrý software na správu dokumentov – Document Management System (DMS).
Z týchto dôvodov vzniká veľký dopyt po kvalitných DMS, ktoré sú navyše prispôsobené českej legislatíve. A práve toto prispôsobenie je často veľkým problémom.
Ide predovšetkým o plnenie nariadení Európskej únie eIDAS a GDPR a českých zákonov, ktoré sa zaoberajú spisovými službami, elektronickým podpisom a ochrane osobných údajov. Výrobcovia DMS mimo Českú republiku tieto legislatívne požiadavky do úvahy príliš neberú.
Skenovanie neznamená vyťaženie dát
V podnikovej praxi sa s papierovými dokumentmi stále stretávame, na mieste je preto úvaha o ich digitalizácii.
Pri digitalizácii dokumentov je treba odlíšiť jednoduché naskenovanie, teda vytvorenie obrazu a vyťaženie dát z dokumentu. Vytvoriť jeho obraz dokáže v podstate akýkoľvek skener. Rozdiely medzi nimi sú prakticky len v rýchlosti skenovania a v spoľahlivosti daného typu skeneru.
Pre vyťaženie dát z dokumentu je potom potrebný špeciálny software.
Tu už sú rozdiely medzi jednotlivými výrobcami omnoho významnejšie. Musíme tiež odlíšiť obyčajné OCR, teda pripojenie textovej vrstvy k obrazu dokumentu, od vyťaženia konkrétnych údajov. Po vykonaní obyčajného OCR je v dokumente možné len vyhľadávať či kopírovať časti textu. Na rozdiel od toho pri vyťažení konkrétnych údajov už získame priamo to, čo potrebujeme. Teda napríklad dátum splatnosti faktúry, IČO dodávateľa, sadzby dane a podobné údaje, ktoré je inak potrebné v texte dokumentu vyhľadávať.
Vyťažiť konkrétne údaje dokážu len veľmi sofistikované softwarové systémy, ako sú Kofax Transformation Modules alebo ABBYY Flexicapture, ktorých zakúpenie už väčšinou nie je v možnostiach menších podnikov. V takýchto prípadoch je potom výhodné ísť cestou outsourcingu.
Alternatíva outsourcingom
Outsourcing je veľmi dobrá možnosť, ako digitalizáciu dokumentov zaistiť.
Umožňuje dokonca zbaviť sa práce s papierovými dokumentmi úplne. V takom prípade uvedie zákazník ako adresu pre písomný styk P.O. box, ktorý je obsluhovaný priamo outsourcovaným skenovacím centrom. Všetky dokumenty sú v centre naskenované, vyťažené, doplnené digitálnym podpisom (pečaťou) a časovou pečiatkou (obdoba autorizovanej konverzie) a potom sú dokumenty naimportované do DMS zákazníka.
Papierové originály dokumentov sa zo skenovacieho centra odvážajú rovno do archívu a zákazník sa tak s papierovými dokumentmi prakticky nestretne. Pracuje len s digitálnymi dokumentmi v DMS. Tým sa efektivita práce s dokumentmi veľmi výrazne zvýši.
Ešte lepšia možnosť je, keď má zákazník v rámci DMS implementovaný dôveryhodný archív podľa európskeho nariadenia EIDAS a českej legislatívy. Potom odpadne nutnosť papierové dokumenty odvážať do archívu a dlhodobo ich tam skladovať, čo je veľmi finančne náročné.
Vybaviť pokutu bez zásahu človeka
Príkladom digitalizácie a efektívneho spracovania dokumentov štátnej správy môže byť spracovanie výziev na zaplatenie pokuty, ktoré mestské úrady odosielajú prevádzkovateľom motorových vozidiel, ktorých vodiči sa dopustili dopravného priestupku.
S implementáciou tohto systému máme veľmi dobré skúsenosti. Výzvy prichádzajú ako PDF súbory do dátovej schránky prevádzkovateľa. Z dátovej schránky si výzvu automaticky vyzdvihne DMS systém prevádzkovateľa, uloží si obraz dokumentu a cez zabezpečené spojenie ho aj odošle do outsourcovaného skenovacieho centra. Tam sa z výzvy vyťažia údaje o čiastke pokuty, registračnej značke vozidla, čase spáchania priestupku a všetky ostatné potrebné údaje.
Tieto metadáta sa potom odošlú späť do DMS systému prevádzkovateľa, kde sa podľa registračnej značky vyhľadá zodpovedný vodič a je mu vystavený platobní príkaz. Všetko prebehne prakticky bez zásahu človeka. Je to veľmi efektívne a pokiaľ ide o prevádzkové náklady aj veľmi úsporné riešenie. Využitím digitálnych dokumentov je možné zautomatizovať a zefektívniť podstatnú časť podnikových procesov.
Medailónik Martin Dlabač
Autor článku pôsobí od roku 2015 v spoločnosti Xerox na pozícii Digital Solution Architect.
Má na starosti riešenie digitalizácie a spracovanie digitálnych dokumentov v informačných systémoch zákazníkov. Fandí novým technológiám, a to obzvlášť tým, ktoré umožňujú zefektívniť doterajšie spôsoby práce.
Zdroj: Xerox
